Как выбрать принтер для офиса?

March 5, 2020
ruprinters

Если Вам необходимо заказать один или несколько принтеров для офиса, целесообразно будет ответить на несколько вопросов, чтобы понять, какой выбор сделать, чтобы устройство соответствовало потребностям офиса.

На рынке оргтехники большое количество цифровых машин разных производителей. Все они кажутся одинаковым и не посвящённому человеку сложно понять, чем они отличаются, кроме цены и названия. Хотя, на самом деле, каждый принтер имеет свои особенности и технические характеристики, которые могут понадобиться для нужд того или иного бизнеса. 

Чтобы сделать правильный выбор, не обязательно досконально разбираться в каждом параметре и даже в большинстве параметров. Важно ответить на ключевые вопросы:

1. Соответствует ли выбранная модель потребностям офиса?

Самое первое, на что обращают внимание при выборе любой оргтехники - это цена. Самое приятное - купить машину по акции буквально за копейки, сэкономить деньги фирмы и получить благодарность от начальства. 

Это очень приятно, не спорим. Но на деле подобная экономия может обернуться тем, что в недалёком будущем придётся заплатить за новые принтеры, тк купленные не справляются с работой или вообще не имеют необходимого функционала. Например, в офисе работает 30 человек, каждый из которых ежедневно печатает по 10 документов по 5-10 листов. То есть нагрузка на печать в среднем составляет 1500-3000 листов в день, а нагрузка принтера значительно меньше. Или скорость печати нового принтера 10 страниц в минуту, что создаёт большую очередь на печать и, как следствие, торможение всех рабочих процессов. 

Или: основная печать в офисе идёт в формате А4, но раз в месяц нужно получить документы в формате А3 и подготовить сотню конвертов с адресами. А устройство этого не предусматривает.

Какие параметры работы офиса нужно учитывать перед выбором:

  • Максимальный и минимальный формат печати.
  • Цветность (нужен ли монохромный принтер или цветной).
  • Рекомендуемая нагрузка на месяц.
  • Скорость печати в минуту.
  • Общий ресурс устройства.
  • Необходимость наличия такого функционала, как сканирование и копирование.
  • Возможность печати по рабочей сети, wi-fi, USB и т.д. 

Это основные параметры, отфильтровав товары по которым, Вы получите целый список подходящих устройств.

Далее, на выбор может влиять:

  • Известность-надёжность бренда (дело не только в надёжности самих устройств, но и в возможности получения быстрого профессионального сервиса, если бренд хорошо известен и популярен).
  • Возможность двусторонней печати (дуплекса), сканирования, копирования. 
  • Наличие автоподатчика (нет необходимости тратить время сотрудника на постраничную подачу документов в принтер).
  • Наличие ёмкостных лотком для бумаги (загрузили бумагу на день и не нужно волноваться, что она закончится).
  • Габариты устройства.
  • Шумность (если в офисе много сотрудников и не очень много места, шумный, постоянно печатающий аппарат, будет вызывать активное недовольство).

И многое другое, что может потребоваться для индивидуального подбора и может быть отфильтровано либо сразу, либо в процессе окончательного выбора. 

Про выбор такого параметра, как технология печати (лазерная или струйная), можно сказать так: для любых офисов предпочтительнее лазерная печать. Потому что это чёткость печати и  быстрота работы, а также большая доступность картриджей по стоимости. Три самых важных параметра, повышающих производительность офисной работы. 

Немного про функционал сканирования и копирования. 

По многолетнему опыту продаж мы не рекомендуем выбирать даже в самый маленький офис однофункциональный принтер только для печати. Почти 100% будет нужно сканирование и копирование. И правильнее сразу выбрать многофункциональные устройства (МФУ), где не только есть встроенные сканер и копир, но и расширенный функционал для них (например, отправка документов по электронной почте и т.д.)

2. Ресурс расходных материалов.

Многие производители успешно претворяют в жизнь такую стратегию, как "недорогой принтер - дорогие расходники". Это означает, что Вы можете увидеть в продаже нужное устройство по очень низкой стоимости. Однако, при ближайшем рассмотрении, оказывается, что суммарная стоимость владения им (картридж + бумага), может оказаться весьма разорительной для офиса. Именно поэтому, важно обращать внимание на ресурс (количество страниц, которые можно напечатать без замены картриджа) расходных материалов.  Важно отметить, что он указывается в страницах А4. 

Крупные компании разрабатывают и реализуют технику с долгосрочной перспективой работы всех элементов, включая объем картриджей. Стоимость устройств, в этом случае, уравновешивается с расходами на его последующую эксплуатацию.

И напоследок о том, чем отличаются представленные в Рупринтерс категории принтеров:

  • Принтеры: в этой категории устройства, которые могут только распечатывать документы. То есть у них только одна функция. Здесь есть, как бюджетные модели для небольшого офиса, так и высокопроизводительные принтеры для бухгалтерии или логистической компании.
  • МФУ(многофункциональные устройства): в этой категории устройства 3-в-1 (принтер, копир, сканер) представлены, как недорогими моделями, так и высокопроизводительными машинами для большого офиса.
  • Цифровые печатные машины: в этой категории представлены многофункциональные устройства, которые можно "наращивать" опциями, т.е. при необходимости докупать дополнительные лотки для бумаги, автоподатчики, финишеры (степплеры, дыроколы, перфораторы и другой функционал для постпечатной обработки), пьедесталы и т.д.  Это дорогое оборудование с хорошей производительностью и скоростью обработки документов копиром, принтером и сканером.