Кейс: как юридической фирме сократить общие расходы на печать

В компанию АРВ Трейдинг обратились из небольшой юридической фирмы, офисы которой расположены в городах: Подольске, Красногорске, Одинцово, Серпухове. 

Основной задачей было сокращение бюджета на печать всех филиалов, но не в ущерб количеству, а по итогам аудита расходов. 

Первичный опрос у заказчика прояснил, что у фирмы не было постоянного поставщика расходных материалов и договора на сервисное обслуживание.

Соответственно, тонер и бумага закупались несколько хаотичным методом - у разных поставщиков по мере возникновения дефицита. Это привело к тому, что от месяца к месяцу бюджет менялся и было невозможно отследить не только реальные расходы на конкретное устройство, но и даже на каждый офис. Кроме этого, сотрудники постоянно тратили время на то, чтобы заказать и дождаться доставки расходников, на вызовы инженеров из разных СЦ на поломки. 

Этапы решения проблемы:

• Установка специального программного обеспечения для мониторинга всех устройств печати;
• Оценка полученных результатов и разработка стратегии экономии.
• Внедрение стратегии и контроль результатов.

После того, как программа мониторинга собрала все данные о печати, копировании и сканировании, выяснилось:

• Монохромные документы часто печатались в цветном режиме.
• Из-за снижения качества печати на некоторых устройствах, задания печатались заново на других устройствах офиса.
• Одно и то же задание с некоторых ПК сотрудников уходило одновременно на все принтеры офиса.
• Из-за проблем с настройками некоторые задания печатались до тех пор, пора в лотках была бумага. 
• Отсутствие сервисного обслуживания вызывало проблемы производительности устройств.

А закупка неоригинальных тонеров и перезаправка старых картриджей вызвала необратимые поломки важных частей печатного оборудования, которые требовалось заменить, прежде чем продолжить пользоваться принтером. 

Требовалось не только заменить изношенные запчасти, но и перенастроить каждое устройство.

После того, как парк техники в каждом из офисов был приведён в порядок, было принято решение о централизованной ежемесячной закупке необходимых расходных материалов и постановке всех принтеров, сканеров и МФУ на регулярное сервисное обслуживание с частотой выезда инженера 1 раз в месяц. 

Результаты после первых 4-х месяцев внедрения разработанной стратегии:

• экономия 20% от общего бюджета, потраченного в аналогичный прошлый период;
• избежание дефицита расходных материалов во всех офисах.
• сохранение 70% объема цветных картриджей.
• ни одного обращения в связи с поломкой или проблемой печати.
• сотрудники перестали тратить время и нервы на то, чтобы разобраться с процессом печати. 

Благодарим менеджеров и инженеров за предоставленную информацию.