Кейс: оптимизация расходов на печать для компании детских товаров

Летом к нам обратились из компании, продающей детские товары. Запрос был на диагностику парка техники компании и выявление устройств, которые требуют (или потребуют в ближайшем будущем) замены. Летом в компании относительное затишье - необходимо было выполнить все основные задачи до осени, тк это горячий сезон для детских товаров, бесконечная печать договоров и документов на поставки-отгрузки и тп. 

Менеджер проекта в сотрудничестве с инженерами провёл грамотную работу по проекту, что и позволило получить хороший результат, о котором расскажем ниже. 

Что было у заказчика:

• 1 центральный офис;
• 4 офлайн точки для выдачи товаров;
• 1 склад. 
• Всего 19 принтеров и МФУ с монохромной и цветной печатью. Все с форматом А4. Из них 3 больших напольных многофункциональных аппарата и 4 небольших принтера в центральном офисе. 8 в офлайн-точках.  И 4 МФУ на складе. 
• Около 40 человек персонала. 

• Примерно половина устройств печатала с проблемами (полосы, фон, белые листы, бледная печать и тп).
• Не было настроено общей сети: к устройству подключались несколько ПК и только с них можно было печатать. Если возникала какая-то проблема при печати, приходилось переносить документы на flash-накопитель и нести на другой ПК или печатать напрямую с принтера (если он имел такую функцию). 
• Все сканы распечатывались в цветом варианте, что очень сильно "съедало" цветные расходники.
• Периодически принтеры по непонятным причинам просто не включались и для избежания проблем пришлось дублировать устройства в точки выдачи товаров, на склад. 
• Обычная (для многих организаций), проблема с поставками расходных материалов своевременно и для каждого устройства. 

Сразу и сильно облегчило работу то, что заказчик был готов заменить все устройства на новые (или БУ, но в хорошем состоянии).

Что предложили и реализовали инженеры: 

• Так как диагностика 19 устройств грозила сама по себе вылиться в крупную сумму, предложили заказчику поэтапно привозить устройства в наш сервисный центр.
• Так же поэтапно предлагали ремонт или замену аппаратов. По итогу, заменили практически всё, тк устройства одного бренда, которые они активно использовали (Xerox), из-за совместимых расходников были практически полностью выведены из строя. А из-за проблем с логистикой, шансы найти ЗИП и оригиналы минимальная, даже в нашем случае. Предложили один из наших восстановленных аппаратов МФУ Canon iR ADVANCE C5250i. 
• Поэтапно настроили все аппараты в единую сеть (центральный офис и склад) и задали единые настройки со своевременным оповещением об окончании расходных материалов на электронную почту. 
• Также настройки были установлены для правил печати: по умолчанию монохром. Цветная печать только по требованию пользователя. 
• Все устройства, которые можно было отремонтировать - почистили и провели ремонт. 
• Оформили квартальное обслуживание на 2023 год с тем, чтобы, при необходимости, увеличить частоту выездов инженеров.