Сколько принтеров нужно в офисе?
Один из самых популярных вопросов к менеджерам интернет-магазина оргтехники RuiPrinters звучит примерно так: мы планируем поменять оргтехнику в офисе. Как рассчитать: сколько и каких принтеров нам нужно?
Нам приятно, что нас считают гуру по распределению сложной техники между сотрудниками компании, но на самом деле, чтобы ответить на этот вопрос нужно оперировать некоторыми данными, касающимися производительности вашего офиса.
Сколько пользователей максимально должно работать на одном принтере?
Этот вопрос давно беспокоит специалистов, и, проведя многочисленные исследования, они дали на него такой ответ: на одно устройство в офисе компании должно приходиться не более 4,4 пользователей.
Можно ли сказать из чего они исходили и считать ли этот ответ универсальным?
Конечно нет. На самом деле, чтобы узнать, какое количество печатающих устройств оптимально именно для вашего бизнеса - проанализируйте потребности бизнеса.
1. Сколько печатают сотрудники компании
Обратите внимание, что вопрос не в том, из скольких человек состоит рабочая группа, а какой объем печати в целом в офисе за месяц.
После того, как становится ясно, сколько страниц в месяц печатают все сотрудники компании, можно будет прикинуть и технические характеристики новой оргтехники: тип устройств - лазерный или струйный, цветной или монохромный, скорость и формат печати, возможности работы через офисную беспроводную сеть, подумать о мобильной печати и т.д.
2. Количество принтеров на офисное помещение
Решение о том, сколько печатающих устройств вам нужно - это не только объем печати. Это и метраж самого офисного помещения, так как при прочих равных, можно использовать 5 средних принтеров и 1 многофункциональное устройство, заменяющее их все.
Если все сотрудники работают в одном помещении, то выгоднее приобрести цифровую печатающую машину. Она полностью покроет все требования офиса по объему печати. При необходимости, можно докупить к ней дополнительные входные лотки для бумаги, чтобы создавать запас бумаги, которого хватит на день работы. А также автоподатчик с дуплексом, чтобы автоматизировать документооборот и сотрудники офиса не тратили время, простаивая у принтера, чтобы подать новый лист или подгрузить бумагу.
Если сотрудники сидят на разных этажах или в разных помещениях, необходимо равномерно распределить весь объем печати между несколькими устройствами. Распределение должно быть таким, чтобы ни одному из сотрудников офиса не приходилось много времени тратить на то, чтобы забрать бумаги с принтера.
Разумеется, не у всех отделов одинаковые требования к печати. Оперируя средними данными по объему печати каждого отдела, вы можете установить принтеры с разными техническими характеристиками, чтобы бухгалтерия или отдел логистики получили устройство, работающее бесперебойно и в быстром темпе.
3. Вопрос конфиденциальности документов
Стоит отметить, что у некоторых специалистов, руководителей отделов и отдела HR, могут возникнуть особые требования к безопасности печати. Документы из этих отделов могут содержать информацию, не предназначенную для широкого круга сотрудников: детали контрактов, личная информация о сотрудниках, планируемые сокращения штата, сведения о заработной плате и тп.
Если вы планируете установить разные устройства для каждого отдела - вам нужно будет позаботиться о том, чтобы сотрудники других отделов не могли подключиться и печатать на этом устройстве.
Для цифровой печатающей машины лучше сразу приобрести кардридер с тем, чтобы после того, как задания поставлены в очередь, физический процесс печати начинался только после того, как польхзователь приложит ID карту к считывающему устройству. Этой функцией можно пользоваться по необходимости.
Также, перед заменой парка оргтехники, рекомендуем обдумать дополнительные характеристики принтеров, которые могут понадобиться:
- наличие сканера и копира в одном устройстве;
- возможности мобильной печати;
- возможности беспроводной печати (Ethernet и Wi-Fi);
- возможность работы с девайсом без ПК или смартфона;
- возможность постпечатной обработки и тп.
Чтобы работа офиса не прерывалась ни на минуту - рекомендуем регулярно вызывать мастеров сервисного центра оргтехники RuPrinters: по вашему звонку инженер приедет в офис, продиагностирует все устройства и выполнит все необходимые сервисные процедуры. Чтобы поставить сервисные работы в график - оформляйте договор на обслуживание (аутсорсинг печати или клик-контракт).