4 причины, по которым принтеры всё ещё нужны для работы
В наши дни оцифрован весь мир. Вместо бумажных листовок, которые раньше раскладывали по почтовым ящикам и под дворники автомобилей, сплошная таргетированная реклама в смартфонах и ПК. Вместо чаевых в ресторане можно оплатить любую сумму через специальный код напрямую официанту. А все производители оргтехники в один голос рекомендуют активнее пользоваться приложениями для безбумажного офиса.
Всё это наводит на мысль о том, что печатающая офисная техника скоро совсем перестанет быть нужна. Однако, несмотря на то, что потребность в принтерах уменьшается, это по-прежнему важный элемент бизнеса.
И есть 4 основные причины, почему в ближайшее десятилетие офисная оргтехника будет всё так же необходима.
1. Цифровые технологии иногда подводят
За последние 20 лет произошёл огромный скачок в развитии технологий. Теперь мы ежедневно пользуемся смартфонами, ездим на беспилотных автомобилях и общаемся друг с другом через мессенджеры. Но технологии не надёжны на 100%. Смартфоны ломаются, интернет "падает", а беспилотные автомобили становятся бесполезны при любом электронном сбое.
Если организация все данные хранит в облаке и работает через удалённые сервера, она не застрахована от того, что в один не очень прекрасный день потеряет все конфиденциальные данные, да и всё, что хранилось на удалёнке, тоже. Бухгалтерская отчётность, банковская информация, секретная информация о компании - всё это может исчезнуть.
Смысла хранить копии каждого документа, который печатается внутри компании нет, но информацию, которую вы не можете позволить себе потерять, необходимо дублировать в печатном виде. Тем более, если дело касается личных документов (паспорта, водительское удостоверение, свидетельства о браке, дипломы об обучении и тп).
2. Далеко не все перешли на цифру
Даже если кажется, что весь мир приемлет только цифровые услуги - это далеко не так. В мегаполисах, возможно, таких организаций больше, но на периферии до сих пор доверяют исключительно бумаге. Не забывайте и о, так называемой, старой гвардии: людях, которые не могут или не хотят разбираться в современных технологиях. Не могут отправить счёт по email, не знают, как открыть PDF-файл и тп. Не стоит ожидать, что освоить цифровые технологии получится у всех.
И те, кто даже немного опережает наш технологичный век, часто отдают предпочтение физическим документам, так как в этом случае лучше распознают текст. Отправляясь на серьёзную встречу, важно иметь с собой не только флэшку с презентацией, но и распечатку её в бумажном варианте.
Даже если ваша организация давно перешла в электронный документооборот, нельзя отказывать клиентам в получении бумажных документов.
3. Иногда нужно печатать
Вы и сами знаете, что печатать приходится довольно часто. Заявления о приёме на работу, бумажные тесты для школьников и студентов, договора и многое другое.
Если у вас нет МФУ, чтобы напечатать, вам придётся часто искать место, где это можно сделать. Передача печати на аутсорсинг это трата не только денег, но и времени.
4. Переход на цифру требует наличия оборудования для оцифровки
Переход на электронную систему документооборота - правильное решение, обоснованное и с экономической и с экологической точек зрения. Но, как написано выше, не все организации к этому готовы. И даже более того: внутри вашей организации циркулирует ряд бумажных документов, требующих оцифровки для внесения в базу. А для этого требуется многофункциональный принтер с возможностью сканирования, копирования и печати в одном корпусе.