Введение в облачную печать

Введение в облачную печать

Цифровизация шагает по планете семимильными шагами. Всё больше компаний переходит на электронный документооборот, считая его более удобным, чем традиционный способ управления документами. А последний год показал, как важно для бизнеса, не смотря на окружающие условия, оставаться продуктивным и конкурентоспособным. 

По мере того, как компания развивается, преимущества от управления рабочим процессом при помощи облачных сервисов, становятся всё более очевидными. Но для начала давайте ближе познакомимся с облачным управлением документами:

  • Что такое облачная система управления документами?
  • Преимущества облачного управления документами.
  • Почему много компаний выбирают работу через облачные сервисы?
  • Ключевые элементы системы управления документами.
  • Как внедрить в организации.
  • Какие вопросы задать при выборе облачного сервиса. 
Также, постараемся помочь вам понять: нужно ли вашей компании переходить на облачное управление документами или нет. 

Что такое облачная система управления документами?

Система облачного управления документами - это специальное программное обеспечение, которое позволяет организации хранить любую информацию и документы компании в защищённой цифровой среде. Доступ к документам совместный для всех сотрудников компании, однако он разграничен по уровням. В цифровой системе управления гораздо проще ориентироваться, так как документы находятся в одном месте, каталогизированы и быстро ищутся. 

Облачная система управления не имеет привязки к конкретному офисному оборудованию и находится на серверах компании, предоставляющей услугу. Таким образом, поставщик берёт на себя все обязательства по обеспечению работоспособности ПО. Это касается и аварийного восстановления данных, и безопасности хранения и перемещения файлов, и т.п.

Преимущества облачного управления документами:

Ключевые преимущества можно разделить на 5 условных категорий:

  • Оцифровка документов. Для большинства современных систем цифровые документы можно сохранять, распечатывать или «перетаскивать» в вашу систему управления документами. Но у вас, вероятно, все еще есть бумажные документы, которые нужно найти. Сканирование бумажных документов с помощью специального сканера или многофункционального устройства в папку - это самый простой способ оцифровки бумаги. Многие системы предлагают кнопочный захват с маршрутизацией документов. Некоторые решения для сканирования и индексирования документов могут автоматически распознавать ваши документы, собирать данные и заполнять стандартные поля, а также поля для простого поиска. Благодаря этой функции вы избавляетесь от ручного ввода данных, сокращаете количество потенциальных ошибок ввода и освобождаете сотрудников, чтобы они могли тратить время на более продуктивные задачи. Драйвером автоматизированного захвата является оптическое распознавание символов (OCR). Также можно использовать штрих-коды. Eforms - это еще один тип решения для оцифровки документов, которое может назначать определенные поля данных для распознавания, которые затем могут направляться в правильный цифровой файловый шкаф на основе данных поля. Поскольку облачные системы управления документами располагаются где-то в Интернете, а не в вашем офисе, большинство технологий сканирования, индексирования и ввода могут работать с ними.
  • Работа с документами. В зависимости от системы управления, которую вы выбрали, можно по разному работать с документами: редактировать, ставить пометки, резолюции, накладывать тест и многое другое. 
  • Совместная работа: самое главное преимущество цифрового документооборота - возможность сотрудников, физически находящихся в разных помещениях, одновременно работать над одним документом. 
  • Автоматизация рабочего процесса: при правильной настройке системы, те операции, на выполнение которых уходило несколько дней, выполняются за пару минут. Физически документ не перемещается, а все "прикосновения" к нему фиксируются системой.
  • Управление правами. Системные администраторы определяют, кто имеет доступ для просмотра документов и что они могут с ними делать. Доступ может быть ограничен по «картотеке» или даже по типу файла.

Другие преимущества:
  • Инструменты, повышающие производительность: автоматизация рабочих процессов, инструменты для совместной работы над документами, возможности сбора, фильтрации и сортировки данных и многое другое, что может понадобиться. С помощью этих инструментов сотрудники компании могут сократить время, затрачиваемое на работу, совместное использование или перемещение документов от одного человека к другому.
  • Уменьшение площади офиса: если большая часть документов переведена в цифру, пространство в офисе освобождается от бумаги. И его можно использовать для повышения комфорта уже работающих или оборудования дополнительных рабочих мест.
  • Меньше бумаги: цифровые документы переходят от сотрудника к сотруднику в электронном виде, а значит, снижаются затраты на печать.
  • Быстрый поиск документов: найти документ и работать с ним можно из любой точки мира. 
  • Быстрый запуск системы: не нужно ничего дополнительно устанавливать на компьютеры и смартфоны сотрудников. Всё, что нужно, чтобы начать работать - войти в систему. 
  • Упрощение удалённой работы: бумажные документы не могу перемещаться по разным филиалам за несколько секунд. Файлы, хранящиеся на локальном ПК также не могут быть переданы по нужному адресу мгновенно. А облачные сервисы дают возможность начать работу с нужным файлом через несколько секунд. 
  • Повышение продуктивности сотрудников: каждый сотрудник может мгновенно получить доступ к необходимой информации. Экономия времени на рутинных рабочих процессах - отличный путь к продуктивности каждого сотрудника.
  • Улучшение безопасности:  в отличие от бумажного документа, который может увидеть любой, цифровой документ имеет высокую степень защищённости от посторонних. 
  • Аварийное восстановление: все документы ежедневно пересохраняются автоматически для создания резервной копии.
  • Упрощение управлением: бумажные документы теряются вместе со всеми правками. Восстановить ход редактирования фактически невозможно. В цифровой среде эта проблема снимается полностью. 
Это некоторые преимущества. В зависимости от направления бизнеса, каждая компания находит для себя что-то полезное и интересное.

Как внедрить облачный сервис управления документами в организации?

Это очень просто. Достаточно подписать договор на подключение и составить техническое задание, чтобы поставщик мог настроить его под нужды вашей компании. Не нужно ничего дополнительно покупать, устанавливать и тп. Понадобится только добавить пользователей со степенями доступа к файлам. 

Какие вопросы вы можете задать, подбирая облачный сервис для своей организации?

Для того, чтобы протестировать, как система будет работать с вашей компанией, можно подгрузить в неё несколько общих документов и попробовать поработать с ними.
Также вы можете задать такие вопросы:

  • Какие есть варианты загрузки бумажных документов в систему?
  • Какие варианты автоматического заполнения полей стандартных документов?
  • Какие сторонние приложения интегрируются с системой?
  • Насколько рабочий процесс будет автоматизирован?
  • Можно ли заранее настроить цепочку рабочих процессов? Протестировать её работу?
  • Как добавить и удалить пользователей? Есть ли какие-то нюансы при удалении (как удаление пользователя повлияет на редактируемые им документы?)
  • Безопасен ли сервис от кибер-атак?
  • Можно ли делать резервные копии и как часто?
  • Часы работы поддержки и сервиса.
Почему мы написали эту статью?

Как поставщики печатного оборудования и сервисных услуг, мы следим за тенденциями на рынке и видим, насколько много, за последние годы, переведено в цифру. Производители печатного оборудования заинтересованы в том, чтобы организации и дальше с ними сотрудничали и для этого предоставляют своим покупателям новейшее ПО, облегчающее и ускоряющее документооборот, создание и обработку документов без печати на бумажных носителях. Это программное обеспечение разработано и физически "привязано" к цифровой печатной машине. На рынке хорошо известны приложения Canon, Ricoh, Kyocera, Konica Minolta, Xerox и другие. 

В ближайшее время мы постараемся подробно написать о том, что предлагает каждый из производителей.