Руководство по настройке удалённого офиса

March 26, 2020
ruprinters

В период распространения короновирусной инфекции, многие компании переходят на режим удалённого доступа. Как наладить работу сотрудников и что для этого нужно - расскажем в небольшой статье.

На самом деле, более 3 млн человек в мире работает на дому в крупных и мелких компаниях. И чаще всего, дистанционная работа показывает большую продуктивность, чем посещение офиса, где можно сделать вид, что работаешь и приятно провести время.

Давайте обсудим, что нужно каждому сотруднику для удалённой работы:

1. Какое оборудование нужно:

  • Персональный компьютер;
  • Высокоскоростной доступ к интернету;
  • Гарнитура для проведения конференций и совещаний;
  • Веб-камера;
  • Рабочая VPN-сеть (необязательно);
  • Небольшое МФУ, чтобы своевременно распечатать и сканировать. Устройство может быть размещено дома у одного-двух сотрудников. Важно, чтобы к нему через мобильную сеть имела доступ вся команда.  


2. Какие приложения и программы нужны:

За последние 3-5 лет ассортимент программного обеспечения, облегчающего удалённую работу, значительно вырос. Есть возможность попробовать несколько программ, чтобы выбрать удобное для всех. 

  • Приложение для планирования и управления задачами в онлайн режиме. Как пример: Trello, где можно создавать и следить за выполнением задач нескольким сотрудникам одновременно. 
  • Чаты и мессенджеры для общения сотрудников в режиме реального времени. Например такие, как WatsApp, Viber и другие, где можно не только общаться, но и показывать рабочий стол и пересылать скриншоты (снимки экрана). 
  • Видео-приложение для конференций, например Zoom или Skype.  
  • Облачный сервис, например Google Drive. У облачных сервисов хороший расширенный функционал, позволяющий совместно работать над любыми типами документов.


3. Дисциплина

Перед началом работы, необходимо установить несколько правил, общих для всех:

  • Доступность сотрудников в строго определённое рабочее время, например, с 9 до 18 часов.
  • Максимальное время реакции (ответа) на сообщение не более 3-5 минут.
  • Ежедневный (или еженедельный) отчёт для сотрудников, не имеющих общих задач с коллегами.
  • Соблюдение безопасности в течение всего рабочего процесса.

4. О чём нужно помнить сотрудникам перед переходом на удалённый доступ

  • Перед уходом на дистанционный офис, не забудьте скопировать на flash-накопитель все пароли, контакты и документы, которые понадобятся Вам для полноценной работы. 
  • Накануне рабочего дня убедитесь, что Вы готовы к новой рабочей неделе: установлены и правильно работают все программы.